EKAP’a kayıt olmak ücretli midir? EKAP’a kayıt olmak ücretsizdir. Elektronik Kamu Alımları Platformu’na kayıt için herhangi bir ücret talep edilmemektedir.

İdarelerin EKAP'a kayıt süreci nasıldır? İdarelerce EKAP'ın ana sayfasındaki (https://ekap.kik.gov.tr/) "Kayıt İşlemleri" menüsünden "İdare Kaydı" bağlantısı kullanılarak kayıt işlemleri gerçekleştirilip protokolün çıktısı alınmalı ve protokol ıslak imzalı ve mühürlü olarak posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılmalıdır. Kurum, kendisine ulaşan belgeleri ve EKAP kayıtlarını kontrol ederek idare kayıtlarına onay vermektedir. Onay işleminden sonra idareler kayıt sırasında girdikleri e-posta adresine gönderilen bir mesaj ile bilgilendirilecek, tanımlanan platform sorumluları e-posta adreslerine gelen şifre oluşturma linkini kullanıp şifrelerini oluşturarak EKAP'a giriş yapabilecektir.

Hangi idarelerin EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir? 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP'a kayıt olması gerekmektedir. 5018 sayılı Kanuna tabi olmayan idarelerin de eğer 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir. Ayrıca iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenleyebilmeleri için EKAP’a kayıtlı olmaları gerekmektedir.

Aynı idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yaptırmalı mıdır?(Kamu ve Döner Sermaye İşletmeleri için geçerlidir; Yerel İdareler için bir sonraki soruya bakınız.) EKAP üzerinden genel ve özel bütçeli kurumlar ile Döner Sermaye İşletmeleri için idare kaydı yapılırken Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından Kamu İhale Kurumu’na sağlanan saymanlık kodları ve kurumsal kodlar kullanılmaktadır. Aynı idarenin farklı harcama birimleri için farklı kurumsal kodlar mevcuttur. Eğer tüm alımlar bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütülüyorsa, sadece o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olmaktadır. Eğer idare bünyesindeki harcama birimleri (daire başkanlıkları, şube müdürlükleri, vs.) alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa ayrı ayrı idare kaydı oluşturulabilmektedir. Alımı gerçekleştiren her bir harcama biriminin ayrı ayrı idare kaydı yapması farklı harcama birimleri tarafından yürütülen ihalelerin takip edilmemesini sağlamaktadır. Farklı harcama birimleri kendi platform sorumlularını ve kullanıcılarını oluşturabilmektedir ancak idare takdir ederse fiiliyatta işleri tek bir birim yürütse bile diğer daire başkanlıkları adına da kayıt açabilmekte ve hepsine aynı kişiyi Platform sorumlusu olarak tayin edebilmektedir.

Aynı yerel idarenin farkli harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mıdır? Yerel idareler tarafından idare kaydı oluşturulurken Muhasebat Genel Müdürlüğünün Kamu İhale Kurumuna sağladığı Kurum Kodları esas alınmıştır. Bu kod yerel idareler için tekil bir kod olup, ilgili idarenin farklı harcama birimleri için değişkenlik göstermemektedir. Birden fazla harcama birimi bulunan Yerel İdareler (Belediyeler, İl Özel İdareleri ve Mahalli İdare Birlikleri) eğer alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa, her bir harcama birimi 5 basamaklı Kurum Kodlarını girdikten sonra harcama birim adını elle yazarak (Temizlik İşleri Şube Müdürlüğü, Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü gibi) EKAP üzerinden idare kaydı oluşturabilmektedir. Tüm alımların bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütüldüğü idarelerde ise, o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olmaktadır.

5018 sayılı Kanuna tabi olmayan idarelerin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmekte midir? 5018 sayılı Kanuna tabi olmayan idareler eğer 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir. Ayrıca iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşların EKAP üzerinden iş deneyim belgesi düzenleyebilmeleri için EKAP'a kayıtlı olmaları gerekmektedir. 5018 sayılı Kanun kapsamı dışındaki idareler EKAP kayıtları sırasında idare tipi olarak "5018 Kapsamı Dışındaki Diğer İdareler"i seçip kayıtlarını yapabilmektedir.

Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri'nin de EKAP'a kayıt yaptırmasi gerekmekte midir? Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmelerinin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareler için gerçekleştirilecek olan alımlarda, döner sermaye işletmesine ait bir kullanıcı ile EKAP'a giriş yapılmalıdır.

Kurumsal Kod nereden ögrenilebilmektedir? Kurumsal kod, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

Saymanlik kodu nereden ögrenilebilmektedir? Saymanlık kodu, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP'ta tüzel kişi (istekli) olarak da kayıt yapabilir mi? KİT ve BİT'ler tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılacak alımlarda EKAP'a idare olarak giriş yapılmalı ve ihale dokümanları EKAP aracılığı ile oluşturulmalıdır. Başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verilmesinin istenmesi durumunda ise gerçek/tüzel kişi kayıt ekranında bulunan "Kurum Kuruluş" seçeneği seçilerek tüzel kişi olarak kayıt yapılmalıdır.

Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT)'nin tüzel kişi olarak kayıt yapmak istemesi durumunda ek evrak göndermeleri gerekmekte midir? Tüzel kişi olarak kayıtlarının tamamlanabilmesi için istekli protokollerinin ticari sicil kaydı, imza sirküsü gibi ek evraklarla birlikte Kuruma gönderilmesi gerekmektedir.

(*) işaretli alanlar ne anlama gelmektedir/Doldurulması zorunlu alanlar nelerdir? (*) Tek yıldız işaretli alanlar : Bir sonraki adıma geçebilmeniz için doldurulması gereken zorunlu alanları göstermektedir.

İdarenin telefon numarası, faks numarası, e-posta adresi ya da adresi değişmesi durumunda yeni bir protokol yapıp göndermek gerekli midir? İdare Satın Alma Sorumlusu ya da İdare Platform Sorumlusu tarafından idarenin adres, posta kodu, ilçe, semt, telefon, faks, elektronik posta adresi ve internet adres bilgileri “Platform İşlemleri” menüsünün altındaki "İdare Bilgileri" bağlantısından güncellenebilir. Ancak il bilgisinde değişiklik yapılmak isteniyorsa EKAP Etkileşim Merkezi ile iletişime geçilmelidir.

İdare Platform Sorumlusu olarak iki kişiden daha fazla kullanıcı tanımlanabilir mi, Platform Sorumlusu rolü başka kullanıcılara atanabilir mi? İdareler tarafından protokol oluşturulurken en fazla iki Platform Sorumlusu tanımlanabilir. Ancak protokol Kurum tarafından onaylandıktan sonra idare bünyesindeki Platform Sorumlusu yetkisine sahip kullanıcılar birden fazla kullanıcıyı EKAP'a ekleyerek bu kullanıcılara rol tanımlayabilir.

İdare platform sorumlusu olarak kimler belirlenebilir? İdare bünyesinde ihale işlemlerini yürüten birimde çalışan bir personel (yetkili olması gerekli değildir) platform sorumlusu olarak belirlenebilir.

Not: Protokolde 3 imza yeri açılmış olup bu alanların hepsine imza atılması zorunlu değildir. İmza atması gereken kişilerin birer imza atması yeterlidir. İmza atacak kişi sayısının üçten az olması halinde diğer imza alanları boş bırakılabilir; üçten fazla olması halinde ise sayfadaki uygun boş alanlar kullanılabilir.

Protokollerin kaç gün içinde Kuruma gönderilmesi gerekmektedir? Protokollerin en kısa zamanda ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak Kamu İhale Kurumu'na posta yolu ile veya elden ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün elektronik ortamda hazırlanmasını takip eden 30 gün içinde ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak posta yolu ile veya elden Kamu İhale Kurumuna ulaştırılmaması durumunda kayıtların tekrar yapılması gerekecektir.

Hazırlanan protokollerin hangi adrese gönderilmesi gerekmektedir? Protokoller, Kurumun aşağıda belirtilen adresine elden veya posta yolu ile ulaştırılmalıdır:

Kamu İhale Kurumu
Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı
Mevlana Bulvarı ( Konya Yolu ) No:186
06520 Balgat / ANKARA

Protokol onaylandıktan sonra protokol ile ilgili değişiklik olduğunda ne yapılmasi gerekmektedir? Protokollerde değişiklik yapılmasına ilişkin süreç aşağıdaki gibidir:

(1) Protokolün EKAP aracılığı ile hazırlanması ancak henüz Kuruma gönderilmemiş olması halinde -> Protokol EKAP’ta yeniden hazırlanıp Kuruma gönderilmelidir.

(2) Protokolün Kuruma gönderilmesi ancak henüz Kurum tarafından onaylanmamış olması halinde -> Protokolün Kurum tarafından onaylanması beklenmeli ve protokol onaylandıktan sonra EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılmalıdır.

(3) Protokolün Kurum tarafından onaylanmış olması halinde -> EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılmalıdır.

İdare protokollerinde belirtilen imza atmaya yetkili kişiler kimlerdir? İmza atmaya yetkili kişiler idare adına sözleşme veya protokol imzalamaya yetkili idare yetkilisi veya yönetim kurulu üyeleridir.